Lecciones que ha dejado la realización de eventos virtuales y que las empresas deben aprender

• Un 93 por ciento de los mercadólogos especializados en el tema planean invertir más en eventos virtuales en el futuro.

• Te decimos por qué debes prestar atención a las experiencias.

• Lee: Los eventos presenciales evolucionan o mueren ¿cuál es el futuro de la industria?

Los eventos virtuales se han convertido para las empresas en el camino a seguir ante la cancelación o prohibición de eventos masivos en persona por parte de las autoridades. El crecimiento que están teniendo ha llegado a un punto en el que, según la firma Bizzabo, un 93 por ciento de los mercadólogos especializados en el tema planean invertir más en este formato en el futuro. No obstante, destaca que no muchos cuentan con el expertise suficiente para su desarrollo óptimo, por ello, resulta adecuado aprender de las lecciones que se han generado hasta ahora al respecto.

De acuerdo con Marketo, estas son las enseñanzas clave que se pueden retomar de los eventos virtuales en los que miles de empresas ya han participado a causa de la pandemia:

1. Siempre hay que tener un plan B y un plan C

Esta primera lección sobre los eventos virtuales surge pues la realidad del día a día está cambiando de forma acelerada y cuando se trata de los eventos existen factores que están fuera de nuestro control. Lo que puede parecer una idea a prueba de fallos en este día, puede convertirse en algo prácticamente imposible de ejecutar al de ejecutar al día siguiente. En ese sentido, el tener un plan de respaldo en su lugar es un elemento crítico para el éxito.

Muchas marcas han tenido que recurrir a sus planes de respaldo y ello ha ocurrido sin que la audiencia se de cuenta, por ejemplo, según lo comparte Marketo, cuando cancelaron una de sus experiencias en persona, su plan B fue recurrir a un evento virtual transmitido en vivo con una celebridad al tiempo que le trataron de enviar los recursos a los asistentes para que pudieran seguir la experiencia. No obstante, este último aspecto también falló por lo que tuvieron que recurrir a un segundo plan de respaldo para que todo saliera bien.

El punto clave es la preparación ante los distintos escenarios que se puedan presentar si hay cambios repentinos o fallos no planeados de último momento para el desarrollo del evento.

2. Deja a un lado las presentaciones

En esta época es fácil darse cuenta de la popularidad que han ganado eventos virtuales como los webinars. Es posible que en estos momentos en tu bandeja de entrada se encuentre una invitación a uno, lo cual prueba este punto. Si bien los webinars pueden ser una táctica importante en términos de contenido y para objetivos como la generación de leads, la fuente destaca que se han encontrado con que las personas no solo quieren webinars, también quieren experiencias.

Según sus cifras, los registros para las experiencias virtuales tienden a llenarse el doble de rápido que los eventos en persona, por lo que pueden ser una gran alternativa a seguir en lugar de las presentaciones o slides de un webinar.

Por otro lado, según Forbes , la plataforma de programación llamada Doodle ha visto un aumento del 296 por ciento en las reuniones grupales para las “horas felices solo virtuales, horas de cócteles, eventos sociales de vino, cerveza y bebida”, así como un aumento del 100 por ciento en las reuniones grupales reservadas para eventos virtuales de sesiones de yoga, danza, ejercicio, entrenamiento, fitness, aeróbicos y Pilates.

La alternativa está disponible para las empresas que la quieran tomar, por ejemplo, pueden considerar cambiar su siguiente evento basado en contenido por una experiencia virtual, como una workshop.

3. No tengas miedo a cometer errores

La tercera de estas lecciones sobre los eventos virtuales destaca que lanzar un evento que no está 100 por ciento planeado puede poner nervioso a cualquiera, sin embargo, aun con ello es importante aventurarse a realizarlo. Las marcas deben moverse rápido en tiempos de cambio.

Una vez que tengas un MVP o mínimo producto viable, por sus traducción al español), debes avanzar y lanzarlo. Es decir, hay que poner el evento en el mercado para ver cómo los clientes reciben la idea. Toma nota de lo que resuena y lo que no, y usa la retroalimentación para adaptar las cosas de forma continua.

Una forma de proceder es iniciar lanzando la propuesta a un solo mercado, recolectar la retroalimentación de stakeholders internos y externos con respecto a la resonancia del evento entre los consumidores, apalancar la información y posteriormente expandir los esfuerzos para apuntar a audiencias más grandes.

También es importante que con los eventos virtuales no se tenga miedo a probar cosas diferentes. Los tiempos de restricción pueden generar creatividad, no todas las ideas serán un “hit”, pero siempre que falles rápido (y barato) podrás mejorar de forma continua.

4. Comunica y colabora

La apuesta por los eventos virtuales puede ser el centro de atención de muchos equipos de marketing, sin embargo, es portante no superponer las cosas a los esfuerzos de otros equipos.

De acuerdo con la fuente, las empresas deben aprender que es imprescindible colaborar con otros equipos de marketing para garantizar que no se están duplicando los esfuerzos. Los mercadólogos encargados de los eventos deben tener claro que comparten su audiencia con toda el área de marketing, por lo que se debe tener en cuenta que no se esté abrumando a los clientes con las ofertas de la marca.

Al respecto, dado que muchas personas siguen trabajando de forma remota en estos momentos, hay que asegurarse de que se tienen los canales apropiados para facilitar un dialogo abierto y continuo con los equipos de marketing. No se debe temer a comunicar de más.

5. Prueba todo

Finalmente, al realizar eventos virtuales es importante no olvidarse de la realización de pruebas. La preparación para un evento de este tipo puede ser una tarea desgastan si no se tiene cerca al equipo de TI o si no se cuenta con los mismos medios que en las oficinas de la empresa. Al realizar pruebas se pueden encontrar diversos problemas que puedan poner en riesgo la realización de los eventos virtuales.

Este punto es particularmente importante si los eventos incluyen la participación de speakers externos, incluso a ellos se les debe invitar al desarrollo de pruebas.

Si bien puede parecer una gran cantidad de pruebas las que se deben realizar para un evento, debes saber que asegurarse de que todos estén cómodos con la tecnología garantizará que todo funcione sin problemas.

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