
La inteligencia artificial ya puede hacer mucho más por un negocio que redactar correos o responder preguntas, como por ejemplo ChatGPT y Gemini, que incorporan funciones para analizar datos, investigar mercados, crear contenido, consultar documentos empresariales y automatizar procesos que antes requerían varias herramientas o trabajo manual.
Los datos publicados por las propias compañías muestran la dimensión que están alcanzando estos usos. OpenAI reportó que los usuarios de ChatGPT Enterprise atribuyen a la herramienta un ahorro promedio de entre 40 y 60 minutos por día activo, mientras que Google encontró un ahorro promedio de 105 minutos semanales entre usuarios empresariales de Gemini para Google Workspace.
Para pequeños negocios también existen resultados documentados. OpenAI informó en julio de este año que, durante sus Small Business AI Jams del año anterior, 78% de los participantes consiguió construir un flujo de trabajo funcional con inteligencia artificial en un solo día y 42% reportó ahorrar más de cinco horas semanales con ayuda de IA.
Estas cifras proceden de estudios y programas de las propias empresas desarrolladoras, por lo que deben entenderse bajo ese contexto. Sin embargo, las funciones detrás de estos resultados están documentadas y algunas pueden aplicarse desde ahora a tareas concretas de un negocio.

Cinco funciones de ChatGPT y Gemini que puedes usar para hacer crecer tu negocio
1. Analizar ventas, gastos y otros datos del negocio
Una de las aplicaciones más prácticas de ChatGPT y Gemini está en información que muchas empresas ya generan todos los días: ventas, presupuestos, gastos, inventarios o resultados de campañas.
OpenAI explica en su guía para pequeñas y medianas empresas que ChatGPT puede leer, depurar y combinar datos, realizar cálculos y crear gráficas. También propone como caso de uso cargar las hojas de presupuesto y gasto real de una empresa para analizar sus resultados.
La función puede extenderse a información comercial. Entre los usos recomendados oficialmente por OpenAI se encuentra conectar HubSpot o cargar datos de un CRM para identificar acciones que podrían ayudar a cerrar más oportunidades de negocio.
Gemini ofrece capacidades similares dentro de Google Sheets. De acuerdo con Google, la herramienta puede crear tablas y fórmulas, generar análisis, elaborar gráficas, crear tablas dinámicas y resolver tareas de optimización.
En marzo pasado, Google anunció además la posibilidad de construir o modificar hojas de cálculo completas mediante instrucciones en lenguaje natural. La compañía reportó que Gemini obtuvo una tasa de éxito de 70.48% sobre el conjunto completo de SpreadsheetBench, un benchmark para evaluar el desempeño de sistemas de IA en tareas con hojas de cálculo.
Esto permite, por ejemplo, utilizar la IA para buscar patrones en las ventas, comparar un presupuesto con el gasto real o analizar información histórica. Los resultados, especialmente aquellos que puedan afectar decisiones financieras, deben ser revisados antes de utilizarse.
2. Investigar competidores, proveedores y tendencias
La investigación es otra de las tareas que puede delegarse parcialmente a estos sistemas. OpenAI recomienda entre los casos de uso para pequeñas empresas comparar un producto con sus competidores utilizando documentos propios y fuentes públicas. Su guía también propone utilizar la investigación profunda de ChatGPT para investigar y comparar proveedores.
Esto cambia la dinámica tradicional de una consulta a un chatbot. Una investigación puede requerir localizar información en diferentes fuentes, analizarla y posteriormente organizar los hallazgos.
Gemini también puede realizar investigaciones utilizando diferentes fuentes de información. Google explica que Gemini en Drive puede trabajar con documentos almacenados en Drive y ampliar la búsqueda hacia Chat, Calendar, Gmail e incluso la web.
Cuando Gemini responde utilizando esas fuentes, puede proporcionar citas que permiten abrir el documento original utilizado para generar la respuesta. Esta última parte es más que importante para una empresa: una respuesta generada por inteligencia artificial no debería convertirse automáticamente en un dato verificado.
La propia documentación de Google advierte que Gemini puede equivocarse incluso cuando muestra fuentes y recomienda comprobar la información antes de utilizarla.

3. Crear campañas y contenido de marketing
ChatGPT y Gemini también pueden utilizar información existente de una empresa para desarrollar materiales comerciales. Al respecto, OpenAI señala que ChatGPT puede transformar los detalles de un producto o evento en correos electrónicos, publicaciones para redes sociales y textos para páginas de destino adaptados a la voz de una marca.
La diferencia frente a simplemente solicitar “escribe una publicación para Instagram” está en darle a la herramienta contexto real del negocio: campañas anteriores, características del producto, información del público, resultados o documentos internos.
Google presentó en marzo de este año una función de Gemini en Docs que lleva esta lógica directamente al espacio de trabajo. La herramienta puede utilizar información de Drive, Gmail, Chat y la web para elaborar un primer borrador.
Uno de los ejemplos proporcionados por Google consiste en solicitar un plan para una campaña de marketing utilizando como referencia campañas exitosas anteriores de la organización.
Gemini también puede analizar un documento y proponer modificaciones para unificar su tono y voz, además de utilizar documentos anteriores como referencia para reproducir su estructura y formato.
Esto significa que la IA puede participar en diferentes etapas del proceso: investigar, ordenar información, generar un primer borrador y adaptar el contenido. Debemos tener en cuenta, siempre, que la revisión humana sigue siendo necesaria antes de publicar cualquier material, particularmente para verificar cifras, afirmaciones comerciales, precios y condiciones.
4. Consultar la información de tu empresa sin abrir cada archivo
Un negocio puede acumular contratos, presentaciones, correos electrónicos, reportes, hojas de cálculo, minutas y otros documentos, y encontrar una respuesta dentro de todo ese material puede consumir más tiempo que formular la pregunta.
ChatGPT y Gemini están incorporando precisamente esa información empresarial como contexto. OpenAI señala que ChatGPT puede conectarse con las herramientas que utiliza una empresa para obtener información basada en sus propios datos. Dependiendo de la aplicación y los permisos disponibles, es posible buscar o sincronizar contenido para utilizarlo posteriormente en una conversación o investigación.
Así, en lugar de cargar manualmente un documento cada vez, una empresa puede utilizar información procedente de determinadas aplicaciones conectadas. Y Google está haciendo algo similar dentro de Workspace.
Gemini puede utilizar archivos específicos de Drive como fuentes para responder preguntas, resumir documentos, localizar datos y comparar información entre diferentes archivos. La utilidad empresarial es sencilla de visualizar: preguntar qué acordó un equipo sobre determinado proyecto, localizar información distribuida entre documentos o comparar datos de varios reportes sin tener que abrirlos uno por uno.
Sin embargo, el acceso depende de los permisos, configuraciones, planes y funciones disponibles en cada plataforma.
5. Automatizar tareas y crear agentes de IA
Este es el punto que hace que a todos nos brillen los ojos, lo sé: la automatización es probablemente una de las funciones que más diferencia a las herramientas actuales de los primeros chatbots generativos.
OpenAI anunció este año ChatGPT Work, un agente diseñado para completar tareas de varios pasos y ayudar a terminar proyectos complejos de principio a fin. Entre los ejemplos dirigidos específicamente a pequeños negocios, OpenAI menciona convertir una nota de voz en mensajes para Slack, analizar inventarios para generar ideas de nuevos productos o campañas y trabajar con reseñas de clientes para crear materiales de capacitación.
Google dispone de una propuesta similar mediante Google Workspace Studio: la compañía lo define como un espacio para diseñar, administrar y compartir agentes de inteligencia artificial dentro de Workspace. Estos agentes pueden automatizar desde tareas sencillas hasta flujos de trabajo complejos sin necesidad de programarlos desde cero.
Para una empresa, grande o pequeña, esto abre la posibilidad de pasar de pedir una tarea individual a establecer procesos completos en los que la IA recopile información, la analice y ejecute determinadas acciones.

¿Cuánto tiempo puede ahorrar la inteligencia artificial en una empresa?
Los datos disponibles permiten dimensionar el potencial, aunque no garantizan que todas las empresas obtengan los mismos resultados. El reporte The State of Enterprise AI 2025 de OpenAI señala que 75% de los trabajadores encuestados consideró que utilizar IA había mejorado la velocidad o la calidad de su trabajo.
Los usuarios de ChatGPT Enterprise atribuyeron a la herramienta un ahorro de entre 40 y 60 minutos por día activo. En áreas como ciencia de datos, ingeniería y comunicación, el promedio reportado fue de entre 60 y 80 minutos.
Google publicó otro estudio sobre Gemini para Google Workspace en el que sus clientes empresariales reportaron ahorrar un promedio de 105 minutos por usuario cada semana. Además, 75% de los usuarios que utilizaban Gemini para Workspace diariamente afirmó que la herramienta mejoraba la calidad de su trabajo.
Hay que considerar la metodología antes de comparar ambas cifras. Google especifica que sus resultados proceden de un análisis interno de encuestas realizadas durante pilotos de Gemini para Google Workspace. Los datos fueron agregados en julio de 2024 e incluyeron más de 3,200 respuestas de empleados pertenecientes a 18 clientes empresariales de diferentes industrias y regiones.
Por su parte, OpenAI informó en julio de 2026 que 42% de los participantes de sus Small Business AI Jams del año anterior consiguió ahorrar más de cinco horas por semana con ayuda de inteligencia artificial.
Los resultados no significan que incorporar ChatGPT o Gemini produzca automáticamente esos ahorros; el beneficio dependerá del tipo de negocio, los procesos que se deleguen, la calidad de los datos y la manera en que las herramientas sean implementadas.
Recuerda que ChatGPT y Gemini no eliminan la necesidad de verificar, incluso ambas plataformas lo recuerdan todos los días. Utilizar inteligencia artificial para un negocio requiere una precaución adicional, pues estos sistemas pueden producir información incorrecta.
La disponibilidad tampoco es idéntica para todos los usuarios. Por ejemplo, algunas capacidades de Gemini requieren planes elegibles de Google Workspace o Google AI, mientras que las funciones de ChatGPT pueden variar según el plan, la aplicación conectada y los permisos concedidos.
La oportunidad para las empresas va más allá de “preguntarle cosas a la IA”; las herramientas disponibles en 2026, como ChatGPT y Gemini, permiten construir procesos más amplios, como investigar antes de tomar una decisión, analizar información propia, convertirla en materiales comerciales, consultar el conocimiento acumulado de una organización y automatizar parte del trabajo repetitivo. Acerca del autor: Javier Pérez Ramírez es periodista financiero especializado en economía circular, IA, marketing, negocios e inversiones.
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